Access提高教程：ACCESS外部数据的使用方法

　何时使用导入或联接

　　在Access中，可以很方便地从外部数据库中获取数据，这些数据库包括现在所有的各种主流数据库，像Dbase、Sybase、Oracle、Foxpro等。这样你就不用去一个一个地重新输入原来的数据了。 在Access中，可以用“获取外部数据”命令来获取外部数据库的数据，这个命令包括两种方式“导入”和“链接表”。对于不同的外部数据库可以用不同的获取方式。而且在Access中，不光可以获取外部数据，还可以导出别的数据库，就是将用Access建立的数据库保存为别的数据库形式，像FOXPRO，DBASE数据库等。

　　单击“文件”菜单中的“获取外部数据”项，弹出一个子菜单，上面有“导入”和“链接表”两个选项。我们单击其中的一个选项就可以实现导入或联接一个外部的数据库。虽然这两个命令的功用都是打开外部的一个数据库，并从中获取需要的数据，但在使用上，还是有差别的。　　在我们使用“导入”这个方法来获取外部数据时需要注意几个条件。一、需要我们打开的数据库文件相对来说比较小，而且不会被其他数据库应用程序的用户频繁更改。二、不需要与其他数据库应用程序的用户共享数据。三、你正在替换以前的数据库应用程序，而且不再需要以前的数据格式。四、在使用其他数据库中的数据时，需要最佳性能。

 　　使用“链接表”方法来获取外部数据时也需要注意几个条件：一、需要打开的文件比较大，甚至比本地Access数据库的最大容量（1GB）还要大。二、这个文件经常被其他数据库应用程序的用户更改。三、必须在网络上与其他数据库应用程序的用户共享这个文件。四、需要把应用程序分布到几个单独的用户那里，而且，你可能要不断更新开发的应用程序接口，将“应用程序”与数据分开可以更容易地更新应用程序，而不会干扰用户积累的数据。

 　　 这就是为什么要在“获取外部数据”这个过程当中设置两种方法。如果要用的数据库并不大，但每天都可能要修改，而且由几个人来修改不同的部分，对于这种情况，最重要的是每天都有新的数据要处理，而单纯的将表导入进来，由于在Access中开发新的系统需要一定的时间，在这段时间内就有可能有新的数据输入进来。开始导入的数据就有很多可能已经更新了。所以这时使用“链接表”就不会出现这种问题，干扰到别的用户积累的数据。当然在Access中执行现在这台机器上的数据库文件是最快的，使用链接常常会因为很多原因使你的工作变得很慢，这点是你必须考虑的。

　　如何联接外部数据

　　我们先来打开一个Access数据库，

　　单击“文件”菜单上的“获取外部数据”项，并单击其子菜单上的‘链接表’命令。现在弹出一个对话框，很像Access中打开一个文件的对话框。

　　我们现在导入一个DBASE数据库文件。先将鼠标移动到“文件类型”下拉框上，单击鼠标左键，弹出一个下拉列表。

　　这些文件类型链接的方法基本上是一样的，你只要选中相应的数据库类型，并且选中需要的数据库文件，就可以完成链接工作。

　　例如，现在我要将DBASE 5数据库文件“用户数据库.dbf”中的表链接到Access中来，只要先在文件类型下拉框中选中“DBASE 5”，然后在“查找范围”下拉框中选中这个文件的所在目录，选择“用户数据库.DBF”项，双击，

　　很快在屏幕上就会弹出一个提示框，告诉我们这次链接操作已经成功，单击“确定”按钮。

　　我们又回到“链接”对话框上了，将这个导入对话框关闭，现在会发现在数据库窗口的表对象中“已有的对象列表”中已经有了一个名字为“用户数据库”的表了。

　　打开这个表看看，表中的数据和原来DBASE 5数据表中的数据是一致的。这样就能很方便地将原来的系统更新，不必担心数据转化的问题了。

　　导入一个数据库文件

　　刚才我们已经知道如何使用“链接表”的方法来获得DBASE上的数据，现在讲讲怎样“导入”外部数据的方法。

　　打开一个Access数据库，单击“文件”菜单中的“获取外部数据”项，选择“导入”命令。

　　我们先将鼠标移动到“文件类型”的下拉框上，单击鼠标左键，弹出下拉列表框里面列出了多种数据库文件类型。

　　现在要将PARADOX 数据库文件“库存.db”导入到Access中来，只要先在“文件类型”下拉框中选中“Paradox”，然后在“查找范围”下拉框中选中这个文件的所在目录，选择“库存.db”文件，并单击“导入”按钮。

　　Access提示我们刚才导入PARADOX文件已经成功了。关闭导入对话框，会发现在数据库窗口的表对象中“已有的对象列表”中已经有了一个名字为“用户数据库”的表了。

　　双击“库存”这一项，打开这个表看看，我们发现原来“导入”和“链接表”来获取外部数据的方法基本一样的。

　　如何导出数据

　　刚才我们讲了两种获取外部数据的方式，而我们有时也需要将Access生成的数据库中的数据导出，成为其他类型数据库文件中的数据，以便别人使用，所以Access也设置了一种导出功能。它和导入功能正好相反。Access中凡是能导入的数据库文件格式，在导出数据库中的数据时也都是在导出时文件的一种选择类型。

　　如果我们要将表“书目”导出成一个DBASE 5中的表，可以先在“已有表列表”中选择这个表，

　　然后单击“文件”菜单上的“导出”命令，先在导出的“保存类型”下拉框中选中DBASE 5，